La protection des secrets d'affaires est une question de ressources humaines

La protection des secrets d'affaires ne réside pas seulement dans le nombre ou le type de mesures adoptées par les entreprises pour éviter que leurs secrets ne soient facilement divulgués ou utilisés. Elle réside également dans une bonne gestion des employés, afin qu'ils ne divulguent pas de secrets d'affaires. D'une certaine manière, ce dernier point est plus important, car les mesures de confidentialité adoptées par les entreprises ne seront jamais totalement parfaites, aussi strictes soient-elles. En Chine, environ septante pour cent des cas de violation de secrets d'affaires sont le fait d'employés. Par conséquent, la gestion des ressources humaines joue un rôle très important dans la protection des secrets d'affaires.

Comment appliquer efficacement la non-concurrence

La non-concurrence est l'une des mesures juridiques qui protègent les secrets d'affaires en République populaire de Chine (RPC). Protéger les secrets d'affaires au moyen de la non-concurrence consiste à empêcher concrètement les employés de rejoindre des entreprises concurrentes, afin de les empêcher de divulger « accidentellement » les secrets d'affaires de leurs anciens employeurs à leurs nouveaux supérieurs, ou d'utiliser ces secrets d'affaires dans la recherche et le développement technologiques lorsqu'ils travaillent pour des concurrents. C'est pourquoi la loi de la RPC sur le contrat de travail prévoit un système de clause pénale en cas de violation de l'accord de non-concurrence par les employés. Cela dit, les entreprises commettent souvent des erreurs lors de l'application de la non-concurrence. On retrouve notamment :

1. Aucun employé n'a signé d'accord de non-concurrence ni d'accord de confidentialité ;
2. L'entreprise oublie de faire signer les accords de non-concurrence aux nouveaux employés après leur embauche ;
3. L'entreprise ne récupère pas en temps voulu les originaux signés des contrats après avoir remis les accords de non-concurrence aux employés ;
4. L'entreprise oublie d'envoyer une notification aux employés pour faire appliquer la non-concurrence lorsqu'ils quittent l'entreprise (dans le cas où l'accord stipule que l'entreprise déterminera s'il convient ou non d'exiger des employés qu'ils exécutent leurs obligations de non-concurrence au moment de leur départ) ;
5. L'entreprise omet de verser l'indemnité de non-concurrence ;
6. Aucune clause pénale n'est spécifiée dans l'accord de non-concurrence ou le montant de la peine conventionnelle est excessivement bas ; etc. 

Certaines de ces erreurs sont commises par les départements des ressources humaines, d'autres par les services juridiques, et d'autres encore par la personne responsable de l'entreprise. Chacune de ces erreurs peut poser des problèmes lors de l'application des protections de non-concurrence. Par exemple, si l'entreprise oublie de faire signer un accord de non-concurrence à un nouvel employé lors de son embauche et tente ensuite de le lui demander au moment de son départ, l'employé risque de ne pas accepter facilement. De même, si l'accord prévoit que l'application des obligations de non-concurrence doit être déterminée par écrit par l'entreprise lors du départ de l'employé, mais que l'entreprise oublie d'envoyer la notification au moment du départ, cela peut rendre la clause inopposable. 

Dans un cas remarquable que j'ai traité en pratique, les parties sont convenues que l'entreprise devait verser la première tranche de l'indemnité de non-concurrence à la date de départ de l'employé. Si l'entreprise ne versait pas cette tranche, elle était réputée avoir libéré l'employé de ses obligations de non-concurrence. Lors du départ de l'employé, l'entreprise a oublié d'effectuer le paiement de l'indemnité de non-concurrence à la date prévue et a pris un mois de retard. La commission d'arbitrage du travail a estimé que l'employé était libéré de ses obligations de non-concurrence du fait que l'entreprise n'avait pas versé la première tranche conformément à l'accord. Les juristes et les hommes et femmes d'affaires feraient bien de prendre note de cette affaire.

Ainsi, l'application effective de la non-concurrence ne réside pas seulement dans le perfectionnement des termes du contrat, mais aussi dans les détails de sa mise en œuvre pratique. Cela nécessite les efforts conjoints du département des ressources humaines et du service juridique. 

Formation des employés

Les accords de confidentialité seuls sont loin d'être suffisants. Les entreprises doivent également susciter l'engagement des employés à protéger les secrets d'affaires grâce à la formation. La protection des secrets d'affaires est une exigence imposée par les entreprises à leurs employés, et il n'est pas réaliste d'attendre des employés qu'ils apprennent et comprennent l'importance de la protection des secrets d'affaires de leur propre initiative. Après tout, ce ne sont pas eux, mais l'employeur, qui a décidé que ces informations devaient rester confidentielles. Dès lors, si les entreprises veulent que les employés se soucient des secrets d'affaires et les protègent, elles doivent leur faire prendre conscience que cela relève de leur propre intérêt. Une formation systématique est un moyen d'y parvenir et peut également servir de preuve de l'existence de mesures de confidentialité. 

Pour les nouveaux employés, l'entreprise peut mener des entretiens d'intégration en les informant des exigences et mesures de confidentialité qu'ils sont tenus de respecter. Pour les employés en poste, l'entreprise peut organiser ponctuellement des formations ou des séminaires sur la protection des secrets d'affaires, et demander au service juridique ou faire appel à des avocats externes pour exposer l'importance et les conséquences juridiques de la protection et de la violation des secrets d'affaires, en intégrant quelques cas pratiques pour approfondir l'apprentissage. Pour les employés sur le départ, l'entreprise peut organiser un entretien de départ afin de souligner les obligations de protection des secrets d'affaires et de confirmer en personne avec les employés qu'ils ont remis et supprimé l'ensemble des documents et informations liés au travail de l'entreprise stockés sur leurs propres appareils.

Le cycle de formation doit bien entendu être adapté à son contexte et les méthodes de formation peuvent être diversifiées pour accroître l'intérêt de la formation (comme des séminaires sur des cas pratiques, des concours de connaissances et des quiz avec prix).

La culture d'entreprise n'est pas une mince affaire

La formation seule ne permet pas toujours d'atteindre l'objectif à long terme de maintenir la sensibilisation des employés à la protection des secrets d'affaires. Au fil du temps, leur conscience de la confidentialité diminue, et l'arrivée de nouveaux employés dilue également ce climat de confidentialité. Par conséquent, les entreprises doivent poursuivre une stratégie à long terme pour instaurer une culture d'entreprise de protection des secrets d'affaires. J'ai discuté un jour avec un employé de ByteDance pour tenter d'obtenir des « informations internes » sur l'entreprise. Réussissant le test en restant fidèle à sa société, l'employé a refusé de révéler le moindre mot. J'ai réalisé que la culture de protection des secrets d'affaires de ByteDance comptait pour cet employé, et j'ai apprécié sa réaction silencieuse. 

Les directives suivantes devraient donner une bonne idée de la manière d'instaurer une culture d'entreprise axée sur la protection des secrets d'affaires. Premièrement, l'entreprise doit établir des règles et règlements complets afin de préciser le périmètre de ses secrets d'affaires, couvrant les méthodes de protection, un code de conduite spécifique ainsi que des mesures de récompense et de sanction. Cela doit servir de fondement. Deuxièmement, l'entreprise doit ancrer et approfondir la notion de confidentialité auprès des employés. Cela peut être réalisé grâce à des formations systématiques et diversifiées. Troisièmement, il est très nécessaire de renforcer les mesures physiques de confidentialité, telles que l'affichage de posters relatifs à la confidentialité, la publication de lois, règlements et articles pertinents dans les journaux internes, l'apposition de tampons de confidentialité sur les documents concernés, la mise en place de fenêtres de rappel sur les documents électroniques ou les systèmes intranet contenant des secrets d'affaires, ou encore l'installation de panneaux d'affichage dans les lieux liés aux secrets d'affaires, etc. 

La culture d'entreprise n'est pas un concept abstrait. C'est un outil de gestion souple qui peut être décliné en différentes mesures concrètes qui, si elles sont correctement appliquées, devraient mettre fin à toute inertie en matière de protection des secrets d'affaires.