Covid hat die Präsenzmediation beendet – und wir alle sind dadurch besser dran

Zugegebenermassen konnte die Einschränkung durch geografische Distanz bereits vor dem Ausbruch von Covid-19 dazu führen, dass Mediation als Mittel zur Streitbeilegung abschreckend wirkte. Das ist bedauerlich, da andauernde Konflikte Organisationen lähmen und zu Ängsten, Fehlzeiten sowie sinkender Leistung und Produktivität führen können.

Mediation lädt zerstrittene Parteien natürlich dazu ein, ihre Probleme unter Unterstützung eines unparteiischen Mediators konstruktiv zu besprechen. Sie erleichtert den Austausch von Wahrnehmungen bezüglich der Unstimmigkeiten, um Missverständnisse auszuräumen und besser zu verstehen, wie der Konflikt entstanden und eskaliert ist. Indem sie Raum bietet, lang unterdrückte Emotionen zuzulassen, nimmt die Mediation den Teilnehmenden so viel Druck, dass sie Wege suchen können, ihren Streit gemeinsam zu beenden.

Aber ist es möglich, Mediationsaufgaben per Videokonferenz aus der Ferne ordnungsgemäss durchzuführen? Absolut, vorausgesetzt, die Mediation wird in jedem Schritt des Prozesses an unsere neuen Werkzeuge angepasst.

Schritt 1: Den Rahmen stecken

Eine Mediation auf einer virtuellen Plattform hat organisatorisch einen klaren Vorteil gegenüber physischen Treffen. Es muss weder nach einem freien Sitzungszimmer gesucht noch müssen Sitzungstermine aufwendig koordiniert werden. Ein virtueller Raum steht den Teilnehmenden jederzeit zur Verfügung, und eine Mediation kann sehr rasch organisiert werden. Die Sitzungen können kürzer, dafür aber häufiger sein, ohne jegliche Zeitpläne durcheinanderzubringen. Die Teilnehmenden können sich dann von ihrem Arbeitsplatz oder von zu Hause aus zuschalten, mit allem Komfort, den sie benötigen. Für die mediierende Person ist die Organisation zwar ebenfalls einfacher, sie muss jedoch die Videokonferenztechnik beherrschen und früh genug testen, um Probleme zu vermeiden.

Schritt 2: Begrüssung der Teilnehmenden

Welcoming the participants is especially important in virtual mediation because it creates a reconciliatory climate and brings the participants closer to one another. This proximity enables the mediator to finely perceive the emerging mood and adapt the inclusion phase to this perception. Virtual communications may be interpreted as colder than facetoface speech. Physical mediation certainly has an edge over digital in this regard. However, to compensate for this, the mediator can dedicate more time to the presentation of the participants allowing each in turn, including the mediator, to introduce themselves, express their state of mind and get to know each other. Virtual mediation has another slight advantage over face-to-face mediation in that the mediator can see their own image on the screen. This helps to ensure that one’s face and presentation are as welcoming as possible.

Schritt 3: Den Rahmen für die Gespräche bestätigen

Zu Beginn einer Mediation sollte die mediierende Person die Regeln darlegen, die von allen einzuhalten sind. Dies stellt sicher, dass sie verstanden und akzeptiert werden. Sie sollten die Vertraulichkeit der Gespräche, das Einlegen von Pausen, vertrauliche Einzelgespräche, die Bedingungen für die Wortmeldung jedes Teilnehmenden, die Haltung der mediierenden Person usw. abdecken. In dieser Phase sind im Prinzip alle aufmerksam, egal ob physisch oder virtuell. In jedem Fall sollten sich die Spielregeln nicht ändern. Ein virtuelles Treffen erfordert jedoch einige Ergänzungen, insbesondere hinsichtlich der Vertraulichkeit, indem auf das strikte Verbot von Aufzeichnungen der Sitzung bestanden wird und sichergestellt wird, dass sich keine verdeckten Dritten ausserhalb des Kamerabereichs befinden. Diese Punkte sollten in der Mediationsvereinbarung festgelegt werden.

Schritt 4: Verlauf der Gespräche

Während der Mediation steuert die mediierende Person die Redezeit der Teilnehmenden und stellt sicher, dass alle den anderen Rednern zuhören. Bei einer virtuellen Mediation kann das Fehlen einer physischen Präsenz den Teilnehmenden helfen, freier zu sprechen. Nicht direkt einer Gegenpartei gegenüberzusitzen, kann helfen, rein physische Ablehnung oder durch physische Nähe verursachte Hemmungen zu überwinden. Bei der Präsenzmediation sind sich die Teilnehmenden der Präsenz der Gegenseite vollkommen bewusst. Für die mediierende Person ist es natürlich einfacher, die Diskussionen neu zu strukturieren, wenn sie sich physisch im Zentrum der Debatte befindet. Einige der natürlichen Gesten von Mediationspersonen – etwa das Auflegen einer Hand auf den Tisch oder das Aufstehen – können in einer Videokonferenz nicht ausgeführt werden. Um dies auszugleichen, muss die mediierende Person regelmässiger sprechen, Fragen stellen und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden untereinander überprüfen. Mediationspersonen können auch Textnachrichten nutzen, um die Kontrolle über die Debatte wiederzuerlangen.

Schritt 5: Abschluss der Sitzung

Geben Sie den Teilnehmenden vor dem Ende der Sitzung Zeit, sich zu äussern. Wie haben sie das Treffen erlebt? Was war positiv oder schwierig? Was sind ihre Erwartungen für die Zukunft? Ist die Mediation noch nicht abgeschlossen, vereinbaren die Parteien das nächste Treffen. In dieser Hinsicht ändert die virtuelle Mediation nichts. Die mediierende Person sollte die Rückmeldungen der Teilnehmenden zu dieser Form der Kommunikation einholen, um weitere Verbesserungen vorzunehmen.

Fazit

Die Mediation per Videokonferenz hat sich aufgrund der pandemiebedingten Bewegungseinschränkungen rasch entwickelt und dürfte sich weiterentwickeln. Die Fernmediation bietet mehrere Vorteile. Das Fehlen physischen Kontakts oder eines vorgegebenen Ortes kann an sich schon dazu beitragen, den Konflikt zu entschärfen. Der Prozess ist zudem einfacher zu organisieren. Es fallen keine Reisekosten, keine Reisezeiten und keine Raumpflichten an. Dies könnte dazu beitragen, die gesellschaftliche Mediation zugänglicher zu machen. Videokonferenzen erfordern zwar einige Anpassungen, aber nichts, was nicht überwunden werden könnte. Wir können getrost davon ausgehen, dass Präsenzmediation und Fernmediation in Zukunft problemlos nebeneinander bestehen werden.

Lionel Paraire ist Partner bei Galion Société d’Avocats, Paris.

Bild: Tumisu, Pixabay-Lizenz.