Conformité des entreprises et Covid : Si vous êtes fier de la manière dont votre entreprise a géré la conformité pendant la pandémie, vous n'avez peut-être pas envisagé ceci

Un vieux dicton dit : mer calme n'a jamais fait de bon marin. Ces derniers mois ont sans aucun doute posé l'un des plus grands défis mondiaux auxquels notre génération a été confrontée. Dans le monde des affaires, le passage d'un environnement presque à cent pour cent présentiel à un environnement cent pour cent virtuel a jeté les employés et la haute direction dans le grand bain. Il est crucial de comprendre comment ces changements ont affecté l'environnement de conformité des entreprises.

Nouveaux risques de conformité

Pendant la pandémie, les entreprises ont eu besoin de toutes les forces vives pour réévaluer les nouveaux risques auxquels elles faisaient face et mesurer l'impact des modifications réglementaires. Par exemple, l'administration publique fédérale du Brésil a temporairement assoupli les règles d'acquisition de biens pour lutter contre le Covid-19. La loi fédérale n° 13.979/2020 a dispensé d'appel d'offres l'achat de biens, services et fournitures de santé destinés à faire face à l'urgence. Cela a accru le risque de fraude dans la commande publique. Une autre loi – le décret fédéral n° 9.764/2019 – sur l'acceptation de dons par l'administration publique fédérale brésilienne a créé des situations susceptibles de favoriser la corruption.

Cependant, les entreprises qui ont renforcé les compétences de leurs services de conformité et respecté leur programme de conformité pendant la pandémie ont réussi à faire des dons importants à l'administration publique. Ces entreprises ont pu contribuer avec succès à la lutte contre le nouveau coronavirus à un moment crucial.

Gestion du programme de conformité

La pandémie a contraint les entreprises à réduire la voilure et à s'adapter au travail à domicile. Les services de conformité ont dû s'adapter tout en continuant à gérer leur programme de conformité.

Cette seule transition vers un environnement à distance a posé plusieurs défis aux entreprises habituées à effectuer leurs contrôles internes sur papier. En particulier si elles s'appuyaient auparavant sur un personnel travaillant à proximité les uns des autres et conservant des dossiers imprimés au siège de l'entreprise. Au Brésil, pendant la pandémie, le volume de plaintes relatives à l'éthique reçues par les entreprises a augmenté de trente pour cent. Environ la moitié était liée à des questions du droit du travail et à des interrogations concernant la fin du travail à domicile.

L'absence de système intégré pour une procédure de conformité donnée augmente le risque de perte d'informations pertinentes dans les courriels, messages et appels. Sans commandes automatisées, les programmes de conformité perdent également en efficacité et risquent d'être compromis, car les flux internes risquent de se bloquer.

Communication interne

Les entreprises habituées à communiquer leur programme de conformité à travers des bureaux, des usines et des installations ont dû repenser leurs moyens d'informer les employés. De nombreuses entreprises ont transféré leurs événements et sessions de formation vers un environnement virtuel, ce qui a exigé encore plus de créativité pour maintenir l'attention du public.

Il a été essentiel de préciser que les règles de l'entreprise ne changeraient pas malgré un environnement de travail à domicile. Il incombait à la direction générale et aux services de conformité d'adresser un message clair et ferme indiquant que l'impact de la pandémie sur les affaires ne justifiait aucun manquement à l'éthique.

Ces mesures visaient à éviter que les employés ne se sentent obligés d'agir de manière illicite dans un souci de productivité. Lors du travail à domicile, il est essentiel de veiller à ce que les employés s'abstiennent de falsifier la comptabilité de l'entreprise ou de s'entendre avec des concurrents. Les entreprises ont également souligné qu'il est aussi interdit d'offrir des avantages indus à des agents publics, des fournisseurs ou des clients pour obtenir des contrats, des ventes ou des prix.

La cybersécurité est un autre domaine critique. Les risques de fraude interne, de cyberattaques et de fuites de données ont augmenté. La transition soudaine vers des environnements de travail virtuels a créé des occasions pour des personnes malveillantes d'exploiter les faiblesses des systèmes des entreprises.

Les entreprises ont renforcé leurs politiques en la matière pour rappeler aux employés les bonnes pratiques de circulation des documents et informations internes selon le niveau de confidentialité approprié. En outre, les employés ont dû réaffirmer leur devoir de ne pas partager d'informations commercialement sensibles ou de secrets d'affaires lorsqu'ils travaillent à domicile.

La manière dont les entreprises ont agi pendant la pandémie sera évaluée par les actionnaires, les autorités et les parties prenantes. Les irrégularités commises pendant la crise, outre les conséquences juridiques inévitables et indésirables, entraîneront des atteintes à la réputation des entreprises et de leurs partenaires commerciaux.

Luciano Inácio de Souza est associé et Ana Flávia Pereira est collaboratrice chez Cescon Barrieu Flesch Barreto Advogados. Les opinions exprimées dans cet article ne reflètent pas nécessairement celles de Cescon Barrieu ou de ses clients.

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