Was sich geändert hat
- Verantwortliche können Meldungen über Datenschutzverletzungen sicher online einreichen und Bestätigungsdokumente mit den übermittelten Daten herunterladen.
- Bundesorgane bleiben nach Art. 12 DSG verpflichtet, Verzeichnisse der Bearbeitungstätigkeiten zu melden, während private Personen seit dem 1. September 2023 davon befreit sind.
- DSB-Meldungen erfolgen nach Art. 10 Abs. 3 DSG für private Personen und nach Art. 10 Abs. 4 DSG für Bundesorgane, mit dem spezifischen Hinweis, Beschwerden keine Ausweiskopien beizulegen, ausser wenn dies verlangt wird.
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) betreibt eigene digitale Meldeportale für Verantwortliche, Bundesorgane, private Personen und die Öffentlichkeit. Diese Online-Meldemechanismen erleichtern die Einhaltung des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) in verschiedenen Verwaltungs- und Regulierungskategorien, einschliesslich der Meldung von Datenschutzverletzungen, der Registrierung von Bearbeitungstätigkeiten, der Meldung von Datenschutzbeauftragten (DSB) und der Beschwerde über Verletzungen von Personendaten.
Mit dem Inkrafttreten des revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) am 1. September 2023 wurden spezifische Pflichten bezüglich Meldung und Registrierung verfahrensrechtlich genau definiert. Die digitalen Portale des EDÖB dienen als sichere, standardisierte Verwaltungskanäle, die es Verantwortlichen und Bundesorganen ermöglichen, gesetzliche Pflichten nach dem Schweizer Bundesdatenschutzrecht zu erfüllen, und bieten gleichzeitig der Öffentlichkeit einen strukturierten Kanal zur Meldung beobachteter Verletzungen von Personendaten.
Regeln und Pflichten nach Meldeportal
1. Meldeportal für Datenschutzverletzungen
Im Rahmen der vom EDÖB eingerichteten Mechanismen haben Verantwortliche Zugang zu einem Online-Meldeformular, das für die digitale und sichere Übermittlung von Meldungen über Datenschutzverletzungen konzipiert ist. Nach dem Ausfüllen und Absenden einer Meldung über eine Datenschutzverletzung über diesen sicheren elektronischen Kanal erhält der Verantwortliche unverzüglich die Möglichkeit, ein offizielles Bestätigungsdokument herunterzuladen, das die genauen während des Meldevorgangs übermittelten Daten enthält.
2. DataReg – Meldung von Bearbeitungstätigkeiten (Artikel 12 DSG)
Das Portal DataReg behandelt die Meldeanforderungen bezüglich Einträgen aus dem Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten gemäss Artikel 12 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Der Anwendungsbereich dieser Anforderung gilt speziell für Bundesorgane:
- Bundesorgane sind gesetzliche Stellen, die nach Artikel 12 DSG gesetzlich verpflichtet sind, Einträge aus ihrem Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten direkt dem EDÖB zu melden.
- Private Personen sind von dieser Meldepflicht ausdrücklich ausgenommen. Diese Befreiung trat mit dem offiziellen Inkrafttreten des revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) am 1. September 2023 in Kraft.
3. Meldung von Datenschutzbeauftragten (Art. 10 DSG)
Das EDÖB-Portal ermöglicht Meldungen betreffend bezeichnete Datenschutzbeauftragte (DSB) gemäss den spezifischen gesetzlichen Bestimmungen des DSG:
- Meldungen für private Personen erfolgen gemäss Artikel 10 Absatz 3 DSG.
- Meldungen für Bundesorgane erfolgen gemäss Artikel 10 Absatz 4 DSG.
4. Einreichung von Beschwerden und Meldung von Datenschutzverletzungen
Für Personen oder Stellen, die eine potenzielle Verletzung des Schutzes von Personendaten melden möchten, für die sie nicht selbst verantwortlich sind, stellt der EDÖB ein eigenes Beschwerdeformular zur Verfügung. Bei der Nutzung dieses Meldekanals gilt:
- Beschwerdeführende werden angewiesen, ihre persönliche Situation vor der Einreichung zu prüfen und abzuklären, wie der EDÖB im Rahmen seines gesetzlichen Regulierungsauftrags eingreifen kann.
- Personen, die Auskunftsbegehren oder Beschwerden einreichen, dürfen bei der ersten Einreichung keine Kopie ihres Ausweisdokuments (ID) mitsenden. Falls eine formelle Identitätsprüfung als notwendig erachtet wird, wendet sich der EDÖB direkt an die einreichende Partei, um einen Identitätsnachweis anzufordern.
Praktische Auswirkungen für Betroffene
Die in den EDÖB-Meldeportalen dargelegte gesetzliche Struktur schreibt unterschiedliche Massnahmen für verschiedene Kategorien juristischer und natürlicher Personen vor, die unter Schweizer Bundesgerichtsbarkeit fallen:
- Bundesorgane: Müssen dem EDÖB gemäss Artikel 12 DSG systematisch Einträge aus ihrem Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten melden. Zudem müssen Bundesorgane dem EDÖB ihren bezeichneten Datenschutzbeauftragten gemäss Artikel 10 Absatz 4 DSG formell melden.
- Private Personen und Einzelpersonen: Private Personen profitieren von einer ausdrücklichen Befreiung von der Pflicht zur Meldung von Einträgen aus dem Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten an den EDÖB, die mit dem Inkrafttreten des revidierten DSG am 1. September 2023 wirksam wurde. Private Personen, die einen Datenschutzbeauftragten ernennen, müssen diesen jedoch gemäss Artikel 10 Absatz 3 DSG dem EDÖB melden.
- Verantwortliche: Jeder Verantwortliche, bei dem eine Verletzung der Datensicherheit bzw. von Personendaten auftritt, kann Meldungen über das digitale Online-Formular des EDÖB einreichen, um eine sichere Übermittlung zu gewährleisten und herunterladbare Bestätigungsnachweise mit den übermittelten Details zu erhalten.
- Öffentlichkeit: Personen, die Datenschutzverletzungen beobachten, für die sie nicht verantwortlich sind, können über das Online-Formular Beschwerde einreichen. Dabei ist darauf zu achten, dass keine Ausweiskopien beigelegt werden, ausser wenn dies von der Behörde ausdrücklich verlangt wird.
Häufig gestellte Fragen
Frage 1: Sind private Personen verpflichtet, ihr Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten dem EDÖB zu melden?
Antwort 1: Nein. Private Personen wurden mit dem Inkrafttreten des revidierten Datenschutzgesetzes (DSG) am 1. September 2023 ausdrücklich von der Pflicht befreit, Einträge aus dem Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten dem EDÖB zu melden. Diese Meldepflicht nach Artikel 12 DSG gilt für Bundesorgane.
Frage 2: Welche gesetzlichen Bestimmungen regeln die Meldung von Datenschutzbeauftragten (DSB) an den EDÖB?
Antwort 2: Datenschutzbeauftragte müssen dem EDÖB gemäss Artikel 10 Absatz 3 DSG für private Personen und gemäss Artikel 10 Absatz 4 DSG für Bundesorgane gemeldet werden.
Frage 3: Sollten Personen eine Kopie ihres Ausweisdokuments (ID) beilegen, wenn sie eine Beschwerde oder ein Auskunftsbegehren beim EDÖB einreichen?
Antwort 3: Nein. Personen sollten bei der Einreichung eines Auskunftsbegehrens oder einer Beschwerde keine Kopie ihres Ausweises mitsenden. Falls eine Identitätsprüfung erforderlich ist, wendet sich der EDÖB direkt an die Person.
Frage 4: Welche Bestätigung erhält ein Verantwortlicher nach der Online-Einreichung einer Meldung über eine Datenschutzverletzung?
Antwort 4: Nach dem Absenden einer Meldung über das vom EDÖB bereitgestellte Online-Formular kann der Verantwortliche eine Bestätigung herunterladen, die die übermittelten Daten enthält.
Wer betroffen sein kann
Verantwortliche, Bundesorgane in der Schweiz, private Personen, Datenschutzbeauftragte sowie Personen, die Datenschutzbeschwerden oder Auskunftsbegehren einreichen.
Grenzüberschreitender Kontext
Gilt innerhalb der Schweiz nach Bundesrecht (DSG); relevant für ausländische Stellen oder Verantwortliche, die dem Schweizer Bundesdatenschutzrecht unterliegen.
Was als Nächstes zu prüfen ist
- Prüfen Sie die spezifischen Verfahren auf den EDÖB-Meldeformularen, bevor Sie Meldungen über Datenschutzverletzungen oder DSB-Meldungen einreichen.
- Überprüfen Sie die anwendbaren Anforderungen gemäss Art. 10 und Art. 12 DSG für die organisatorische Compliance.
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